Neue Mitarbeiter – was tun, wenn das Startup wächst?

Keine Frage: Unternehmenswachstum ist erfreulich. Gleichzeitig aber müssen sich Gründer, die zum ersten Mal Personal beschäftigen, bisher unbekannten Herausforderungen stellen – mit den neuen Mitarbeitern verändern sich nämlich auch die Strukturen eines Startups. Wie Gründer die Abläufe in ihren Unternehmen (weiterhin) effektiv gestalten, verraten die nachfolgenden Tipps.

Gut vernetzen – von Anfang an

Manchmal wächst ein Startup schneller als geplant. Um auch dann nicht an Grenzen zu kommen, müssen im Notfall kluge Köpfe bereitstehen. Für uns war es daher wichtig, von Anfang an nachhaltige Kontakte zu knüpfen. Gut vernetzen kann man sich beispielsweise auf Szene-Events, Fachveranstaltungen oder Messen: Hier lernt man Leute kennen, die eine perfekte Ergänzung zu den eigenen Kompetenzen sind – oder kommt mit bekannten Gesichtern intensiver ins Gespräch und findet heraus, dass man doch besser zusammenpasst als zunächst gedacht. Wir konnten durch den Austausch auf Netzwerkveranstaltungen schon einige erfolgreiche Kooperationen eingehen.  

Präsent sein sollte man auch im Internet. Netzwerke wie LinkedIN und XING sind zum Knüpfen und Pflegen geschäftlicher Kontakte da und eine beliebte Anlaufstelle für potentielle neue Mitarbeiter. Für eine erfolgreiche Akquise sollte das Profil allerdings immer aktuell gehalten werden und möglichst aussagekräftig sein. So finden Interessierte leichter heraus, ob sie zum Unternehmen passen oder nicht.

Wer erfolgreich netzwerkt, hat die Chance, ein Team zusammenstellen, dass perfekt zu den Anforderungen des Unternehmens passt: Wir etwa haben einen Kern aus fest angestellten Mitarbeitern, der sich vor allem um die dauerhaften und planbaren Aufgaben kümmert. Daneben beschäftigen wir einen Pool an Werkstudenten, der uns bei unseren Projekten unterstützt. Der Vorteil ist, dass Werkstudenten in der Regel zeitlich flexibel sind und im Idealfall auch nach dem Studium weiter im Unternehmen arbeiten – das erspart die Suche nach neuen Mitarbeitern.  

Mit Freelancern decken wir Auftragsspitzen ab. Damit ermöglichen wir unserem festen Team auch bei hohen Auftragslagen variable Arbeitszeiten. Fehlen im Unternehmen bestimmte Qualifikationen, können Freelancer auch diese (kurzfristig) kompensieren. Statt eines fest angestellten Grafikers beschäftigen wir etwa seit Jahren erfolgreich einen Freelancer.

Extra-Tipp: Damit das Vernetzen zwischen all den anderen Aufgaben nicht vergessen wird, sollte es bewusst in die Unternehmensabläufe eingeplant werden. Wer sich jeden Monat etwas Zeit nimmt, um Events zu besuchen, bestehende Kontakte zu pflegen oder online zu sein, macht das Netzwerken zu einem selbstverständlichen Teil des Terminkalenders.

Zuständigkeiten genau abklären

Je mehr Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt sind, desto mehr Absprachen sind nötig. Führungskräfte müssen sicherstellen, dass sich alle Angestellten über ihre Verantwortlichkeiten im Klaren sind und damit anfallende Aufgaben entsprechend erledigen können. Das schafft nicht nur klare Strukturen, sondern gewährleistet auch, dass Kunden ihre Anliegen beim richtigen Ansprechpartner unterbringen – und nicht etwa aufgrund langer Wartezeiten ungeduldig werden.

Vor der Verteilung ist es zunächst einmal sinnvoll zu überlegen, welche Aufgaben insgesamt anfallen. Welche Tätigkeiten gilt es abzudecken und welche Verantwortlichkeiten zu verteilen? Je mehr Mitarbeiter in einem Arbeitsbereich sind, desto detaillierter sollte bei der Aufgabenaufteilung vorgegangen werden, damit es nicht zu Überschneidungen kommt. Geklärt werden muss außerdem, wie viel Verantwortung jedem Mitarbeiter übertragen wird. Gerade Startups sind für ihre eher flachen Hierarchien bekannt – Gründer können profitieren, wenn diese Kultur auch mit steigender Mitarbeiterzahl nicht verloren geht.

Für jeden unserer Mitarbeiter haben wir ein Aufgabenspektrum und damit einhergehende Verantwortlichkeiten definiert und beides schriftlich festgehalten. Die Dokumente liegen auf einem Server, auf den jeder Mitarbeiter zugreifen kann – so ist für das gesamte Personal transparent, wer wofür zuständig ist. Wir spiegeln außerdem regelmäßig, ob unsere Mitarbeiter sich ihren Aufgaben gewachsen fühlen, ob es Unklarheiten oder Anregungen gibt – und passen das Tätigkeitsprofil gegebenenfalls an.

Regelmäßig kommunizieren

Natürlich ist Kommunikation im Unternehmen unerlässlich – denn nur wer mit seinen Mitarbeitern spricht merkt auch, wo Handlungsbedarf besteht. Und gerade heutzutage stehen dem Austausch unzählige Kanäle offen. Dabei halten wir selbst persönliche Kommunikation für zielgerichteter als digitale Tools, weil Feinheiten im Gespräch hierüber manchmal missverständlich sind und die Gefahr besteht, dass man aneinander vorbei „redet“ oder sich falsch versteht.  

In wöchentlich stattfindenden Teammeetings besprechen wir aktuelle Entwicklungen und anstehende Termine. Außerdem berichtet jeder im Team, was er zuletzt erledigt hat und welche Aufgaben demnächst anstehen. So entsteht Transparenz und jeder weiß, was der andere gerade tut. In ebenfalls wöchentlichen individuellen Einzelgesprächen kann besprochen werden, was nicht in die große Runde gehört – individuelle Anliegen oder persönliche Ziele beispielsweise. Einmal im Monat gehen wir außerdem alle zusammen essen.

Allerdings sind wir auch Kopfarbeiter – da ist es wichtig, auch einmal über einen längeren Zeitraum hinweg störungsfrei arbeiten zu können. Viele Termine verhindern außerdem, dass wir ständig persönlich erreichbar sind. Tools, die die Abstimmung über räumliche und zeitliche Grenzen hinweg erlauben, gibt es mittlerweile genug: Slack oder Allo sind nur zwei Beispiele. Wir selbst nutzen Basecamp zum Projekt-Management, außerdem kommunizieren wir über die Chat-Funktion von Skype und verschicken konkrete Aufgaben intern nur per E-Mail. Für uns funktioniert das am besten.

Zum Schluss

Wer sein Team gut organisiert, hat sein Startup auch mit wachsender Mitarbeiterzahl im Griff. Für uns war dabei immer wichtig, dass unser Unternehmen nicht um jeden Preis wächst. Deshalb „leisten“ wir es uns, nur organisch zu wachsen – und nur in dem Maße, wie es die Unternehmenskultur verkraftet. Denn wenn neue Mitarbeiter anfangen, wollen wir dementsprechend sicherstellen, dass die Unternehmenswerte und Unternehmenskultur aufrecht erhalten bleiben.

Über den Autoren:

Dirk Krischenowski ist Geschäftsführer von dotBerlin. Mit .berlin eröffnete er die erste Top-Level-Domain für eine Stadt und löste damit den Trend für regionale Internet-Endungen aus, dem sich Städte wie New York, London und Tokyo anschlossen.

 

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