Durch unseren jahrelangen Umgang mit Agenturen – mittlerweile sind wir seit gut sechs Jahren auf dem Markt – verfügen wir über einen umfangreichen Erfahrungsschatz, was diese Zielgruppe angeht. Worauf kommt es in der Branche an? Wie erreicht man Agenturen? Wir haben mit dem HQ eine moderne Software entwickelt, die alle Aspekte des Projektgeschäfts von Agenturen und Dienstleistungsunternehmen unterstützt. Warum wir uns gerade für Agenturen als Hauptzielgruppe entschieden haben, möchte ich in diesem Beitrag erläutern.

Zielgruppendefinition absolut Pflicht

Aller Anfang ist schwer, besonders für ein Startup. Experten zufolge scheitern mehr als 80 Prozent aller Startups innerhalb der ersten drei Jahre, einige sprechen sogar von 90 Prozent.[1] Diese Tendenz haben auch die Ergebnisse des Deutschen Startup Monitors 2017[2] verdeutlicht: In der Studie gaben knapp 26 Prozent der Startup-Gründer an, dass sie schon einmal ein Startup gründeten, während gut 10 Prozent dies bereits sogar zum zweiten Mal getan haben. Um sich also am hartumkämpften Startup-Markt behaupten zu können, benötigt man einen guten Plan. Es kann allerdings nur schiefgehen, wenn man schon bei der Gründung keine Ahnung hat, welche Zielgruppe man mit seiner Idee, seinem Produkt oder seiner Dienstleistung erreichen kann. Es sollte klar sein, dass man niemals alle Personen erreicht. Eine Zielgruppendefinition ist daher absolut notwendig. Selbst wenn man ein Produkt entwickelt, das in der Theorie „für alle“ funktioniert, hat man als Startup – vor allem im B2B-Umfeld – nicht genug finanzielle und personelle Ressourcen, um das Marketing auf alle auszurichten. Noch dazu wird es in der Regel nicht gelingen, mit einem einzelnen Markenauftritt viele unterschiedliche Branchen zu erreichen – denn dafür sind die Anwendungen im Detail dann meist doch zu unterschiedlich.

Warum Agenturen?

Unsere Software, das HQ, ist ein Tool, das sich grundsätzlich für alle Unternehmen eignet, die projektorientiert arbeiten. Das heißt, dass wir unsere Software nicht nur an Agenturen, sondern prinzipiell auch an viele weitere Unternehmen vertreiben könnten. Trotzdem fiel uns recht schnell auf, dass wir insbesondere Agenturen als Kunden gewinnen konnten – weil sie besonders gut auf unser Produkt passen. Das lag vor allem in der Tatsache begründet, dass Agenturen zumeist einen fest definierten Arbeitsprozess haben – der sich zumindest im Kernumfang von Agentur zu Agentur nicht groß unterscheidet.

Die fünf Prozessschritte einer Agentur sind zum einen die Akquise und die Angebotserstellung, zum anderen die Ressourcen- und Projektplanung, die Projektdurchführung, die Zeit-, Budget- und Fortschrittsmessung sowie zu guter Letzt das Erfolgscontrolling. Diese Prozesse lassen sich gut voneinander abgrenzen und sinnvoll in unserer Software abbilden. Entsprechend haben wir uns entschieden, die Prozessoptimierung von Agenturen und Dienstleistern ins Zentrum unserer Software zu rücken. Weitere Infos, inwieweit sich Prozesse in Agenturen verändern und entwickeln, darüber schreiben wir auch auf unserem Blog, der GlasQgel.

Welches Problem unserer Zielgruppe können wir lösen?

Bevor man sich auf eine Zielgruppe festlegt, sollte man prüfen, ob sie groß genug ist – und ob überhaupt ein Bedarf am Produkt besteht. Mit rund 50.000 Agenturen in Deutschland haben wir uns einen ausreichend großen Markt ausgesucht. Agenturen sind besonders im kreativen Bereich schon lange etabliert; ihr Bedarf an Softwareprodukten, die die Kreation unterstützen, ist schon weitgehend gedeckt. Wenn es etwas in Agenturen zu verbessern gibt, so unsere Erfahrung, sind dies organisatorische Aspekte und Abläufe. Die meisten Prozesse im kreativen Agenturalltag können durch den Einsatz von passender Software erheblich verbessert werden.

Agentursoftware wird immer bedeutsamer

Wie wichtig die Agentursoftware wird, haben auch die Teilnehmer einer Studie der Agenturberatung hm43 erkannt[3]: Ersten Ergebnissen zufolge setzen bereits viele der Agenturen eine Standardagentursoftware ein. Gegenüber einer Studie aus dem Jahr 2008 ist das ein erheblicher Anstieg, denn damals gab die Hälfte der Befragten an, für administrative Teilaufgaben auf Eigenentwicklungen zurückzugreifen, während heute nur noch 3 Prozent eine eigene Software nutzen. In einem Viertel der Fälle ist die Software 2016 oder 2017 eingeführt worden. Wenn Agenturen eine Software einsetzen, dann gleich für eine lange Zeit – 18 Prozent nutzen der Studie zufolge ihre Agentursoftware bereits über 10 Jahre, was ein Zeichen für Zufriedenheit und hohe Qualität ist. Darüber hinaus ist für Agenturen das Thema Kollaboration sehr wichtig – also eine ort- und zeitunabhängige Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Freelancern, Kunden und Partnern. Auch dieses Problem können wir mit dem Einsatz unserer Agentursoftware lösen.

Größte Schmerzpunkte aufdecken, Lösung anbieten

Wir haben schnell erkannt, dass für viele Agenturen die größte Herausforderung darin besteht, den eigenen Erfolg zu messen. Noch heute arbeiten sie teils mit unübersichtlichen Excel-Tabellen. Oft werden nicht nur Umsatz und Kosten, sondern auch das gesamte Projektmanagement in Excel abgebildet. Aufgrund dieser Arbeitsweise fehlt vielen Agenturen ein genauer Überblick darüber, welche Kosten einzelne Projekte oder Kunden tatsächlich verursachen. Auch ein Controlling der Margen ist so fast unmöglich. Genau dabei kann unsere Software die Agenturen unterstützen.

Wie definiert man eine Zielgruppe?

Nachdem wir unseren ersten Agenturkunden für uns gewinnen konnten, haben wir unser Produkt weiterentwickelt und noch stärker auf Agenturbedürfnisse angepasst. Dabei gab es unterschiedliche Aspekte zu beachten. Einerseits war es wichtig herauszufinden, welche Funktionen für eine Agentur essentiell werden. Andererseits mussten wir analysieren, welche Unterschiede es zwischen Agenturen und anderen Unternehmen, die ebenfalls projektbasiert arbeiten, gibt.

Gleichzeitig haben wir damit begonnen, unseren „perfekten“ Agenturkunden zu entwickeln. Dafür haben wir Personas und eine Modell-Agentur modelliert. Wesentliche Fragestellungen, die es zu klären galt, waren:

• Wie sieht die optimale Agentur aus, die wir mit unserem Produkt adressieren?
• Welche Mitarbeiter der Agentur arbeiten mit der Software?
• Wie verhalten sich diese Mitarbeiter?
• Welche Interessen haben sie?
• Wo „treffen“ wir unseren idealen Agenturkunden?
• Wer trifft die Entscheidung für oder gegen die Einführung einer Agentursoftware?

Personas und den perfekten Kunden definieren

Uns war klar: Alle Entscheidungen, die wir treffen, müssen zu den Anforderungen unserer Personas und unserer Modell-Agentur passen. Aus diesen Überlegungen und Fragestellungen ist letztlich die „Powmeow Agency“ entstanden. Unsere Modell-Agentur hat insgesamt rund 25 Mitarbeiter (sowohl Festangestellte als auch Freelancer), die zwei Haupt-Personas sind Holger und Nadine. Nadine ist die Agenturleiterin, Holger ist der Geschäftsführer von Powmeow. Er ist schon etwas älter und hat sich inzwischen aus dem operativen Geschäft herausgezogen. Diese wichtige Aufgabe hat Nadine übernommen. Holger ist Idealist – und beschäftigt sich inzwischen stärker mit dem Business Development. Nadine ist der kreative Kopf, der neue Ideen entwickelt und vorantreiben möchte.

Da Nadine die Entscheidung für oder gegen das HQ trifft, adressieren wir mit unseren Inhalten in erster Linie Nadine. Hier ein kleiner Ausschnitt aus unserer Persona-Definition:

„Nadine (35 years old, from Hamburg) is responsible for running the consulting and admin side of POWMEOW. She heads a team of around 10 consultants and client managers. As head of her team, she has some limited budget authority, but cannot take agency-wide decisions on her own. She is reliable under pressure and works methodically. Nadine loves data-driven decisions but hates having to manually produce usable data-sets. Outside of her daily office routine, she is active in professional networks and likes to test new ways of making her routines more productive (such as the newest agency software).”

Nadine wird (bestenfalls) mit ihrer Idee an die Geschäftsführung (Holger) herantreten, um sie vom HQ zu überzeugen. Sie muss deshalb genau begründen können, weshalb es eine gute Idee ist, eine Agentursoftware zu benutzen. Unsere Aufgabe ist es, Nadine für die Software zu begeistern und ihr die passenden Argumente zu liefern. Daher kennt jeder in unserem Unternehmen die Modell-Agentur „Powmeow“ und auch Holger und Nadine in- und auswendig. All unsere Mitarbeiter haben diesen idealen Kunden immer vor Augen und die Frage „Was würde Nadine tun?“ stets im Hinterkopf.

Herausforderungen meistern

Natürlich birgt es auch ein gewisses Risiko, sich auf ein bestimmtes Thema – in unserem Fall eine spezielle Zielgruppe – auszurichten. Deshalb hinterfragen wir ständig: Was ist für alle Agenturen relevant? Was ist darüber hinaus für alle anderen projektorientierten Unternehmen wichtig? Und ab welcher Projektgröße bieten wir anstelle unserer Standardsoftware eine Individualanwendung an? Letzteres kommt für uns nicht in Frage – deshalb ist es ein gewisser Drahtseilakt, die perfekte Balance zu finden. Die speziellen Anforderungen der Agenturbranche dürfen wir allerdings auch nie außer Acht lassen. Beispielsweise sind Agenturen meist designaffin: Das heißt unser Produkt muss gut aussehen. Und sie sind sehr preissensitiv – also muss unser Produkt einen Preis haben, der sich rechtfertigen lässt.

Zusammenfassung:
Fünf Tipps, wie man Agenturen als Zielgruppe besonders gut erreicht

Sich auf Agenturen zu spezialisieren, kann sich definitiv auszahlen – mittlerweile betreuen wir rund 400 Agenturen. Um diese Zielgruppe anzusprechen und zu erreichen, haben sich unserer Erfahrung nach die folgenden fünf Regeln bewährt:

1. Klare Persona-DefinitionDas ist absolut notwendig, um herauszufinden, welche Herausforderungen und Bedürfnisse die Zielgruppe hat. Unserem gesamten Team – ob Entwickler, Sales-Mitarbeiter oder Support – helfen die Personas, sich noch besser in die Zielgruppe hineinzuversetzen.
2. Content Marketing für die ZielgruppeWir haben unser Content Marketing auf unsere Persona Nadine ausgerichtet. Unsere Inhalte thematisieren konkrete Anwendungsfälle, die Agenturen – und speziell Nadine – besonders intensiv beschäftigen. Wir besprechen auf unserem Blog, der GlasQgel, beispielsweise die Vor- und Nachteile von Zeiterfassung in Agenturen oder geben Tipps an die Hand, wie man Remote Work zu einem festen, funktionierenden Bestandteil des Agenturalltags macht.
3. Social Media nutzenEs ist kein Geheimnis, dass Agenturen meist auf allen gängigen Social Media-Plattformen aktiv sind. Damit sind beispielsweise Twitter, Facebook oder Instagram ideal, um die Zielgruppe zu erreichen.
4. Nicht zu konservativ auftretenWir wissen, dass viele unserer Mitbewerber eher konservativ unterwegs sind. Diesbezüglich haben wir als Startup einen wesentlichen Vorteil. Unser Umgang mit den Kunden ist lockerer und deutlich persönlicher – was unsere Kunden aus der Agenturszene durchaus wertschätzen.
5. Offen und erreichbar seinAgenturen arbeiten in der Regel mit Kunden zusammen, die erwarten, dass eine Dienstleistung auch mal kurzfristig erbracht wird. Diesen Anspruch haben Agenturen oft auch an ihre eigenen Dienstleister. Zudem sollte man – vor allem weil sich die Anforderungen von Agentur zu Agentur unterscheiden – offen gegenüber Verbesserungsvorschlägen sein. Es braucht den Willen, das eigene Produkt weiterzuentwickeln und den Bedürfnissen seiner Kunden noch besser anzupassen.

Agenturen als Zielgruppe? Wir finden: Ja!

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Wir haben den Schritt, uns auf Agenturen zu spezialisieren, nicht bereut. Im Umgang mit unseren Kunden wachsen wir gemeinsam und erarbeiten zusammen die optimale Software: eine, die perfekt zu Agenturen passt. Dagegen wäre es alles andere als zielführend, einfach „alle Zielgruppen“ ins Visier zu nehmen. Um die perfekte Zielgruppe für sich zu finden, sollte man zunächst überblicken, für welchen Markt das Produkt oder die Dienstleistung am besten geeignet ist. Ist das erst einmal klar, muss man die Zielgruppe anschließend an den geeigneten Touchpoints abholen. Das ist uns mit der Agenturbranche gelungen. Fest steht: Der Weg zum Erfolg führt über die ideale Zielgruppe und die richtige Spezialisierung.

[1] http://www.gruenderpilot.com/wie-viele-startups-scheitern/.
[2] http://deutscherstartupmonitor.de/.
[3] http://www.hm43.de/studienauswertung-begonnen/.